Tecnológico de Monterrey Hoy es martes 19 de septiembre del 2017


Campus Monterrey
Portal de Compras
 


Objetivo
El Departamento de Compras de Bienes y Servicios tiene como objetivo principal generar la compra de lo solicitado por los usuarios a nivel local y nacional, al mejor precio y a menor tiempo de entrega, cumpliendo las políticas de egresos del Instituto.
Portal VAF Mis documentos de trabajo Administrativos y financieros Políticas y procedimientos Egresos

Requisitos
El logro más importante para nosotros es ver al usuario satisfecho con sus compras, por lo cual el personal tiene la mayor disponibilidad de aportar a los procesos de compra el apoyo e información que esté en manos del comprador con el fin de optimizar procedimientos, recursos y cumplir con los objetivos marcados, y para llevar a cabo este cumplimiento de objetivos es importante tener el apoyo de nuestros usuarios cumpliendo con los siguientes requisitos.
1 Detallar y clasificar el material y/o servicio solicitado.
2 Indicación de: marca, modelo, color, medidas, cantidades, númerode catálogo y a quién pertenece el catálogo, fecha de requerimiento del producto o servicio.
3 Si tiene referencia de algún proveedor es importante mencionar el proveedor sugerido.
4 Revisar que la cuenta del departamento tenga fondos suficientes para realizar la compra.
Deseamos seguir realizando las acciones acertadas bajo el marco estratégico de nuestra institución para mejorar,crecer y trascender en la satisfacción de nuestros usuarios.
Objetivo
Ofrecer a la Dirección de Planta Física de manera eficiente, contratistas confiables que satisfagan las necesidades requeridas en los proyectos: Alcance, Tiempo y Costo, con un alto grado de calidad en los servicios contratados.

A su vez, ofrecer a los contratistas sistemas de interacción confiables y seguros para invitar, recibir, revisar, asignar, procurar y finiquitar los proyectos.
Objetivo
La adquisición de bienes y contratación de servicios en el extranjero, y la coordinación para su internación al territorio nacional, bajo el amparo de las leyes y reglamentos gubernamentales e institucionales y brindar asesoría confiable y oportuna a los usuarios que lo requieran.
Requisitos
El usuario genera la cesta incluyendo:
Nombre del proveedor sugerido (si el artículo es muy específico).
Nombre del artículo, modelo, color (si aplica), tamaño.
Uso final que se le dará al artículo.
    Para qué será utilizado.
    En qué será utilizado.
Si es:
    De formación educativa.
    Experimental.
    De proyecto.
Origen de la mercancía o partes que lo componen.
Asimismo, el usuario tendrá que realizar una cesta que ampare los honorarios de agente aduanal, gastos de importación y flete (si aplica). En caso de que se solicite un equipo, se sugiere realizar una cesta que ampare el seguro para el mismo.
Al momento de elaborar una cesta para productos de importación, será necesario llenar el siguiente cuestionario con información complementria.
Para conocimiento del usuario:
Si el material o sustancia requiere de algún permiso especial, el tiempo de entrega será extendido.
Cuando la compra sea por medio de una página de Internet, existe la posibilidad de que el proveedor no acepte tarjetas mexicanas, por lo que la compra no podrá ser procesada con dicho proveedor.
El tiempo mínimo estimado para una entrega de compra de importación es de un mes.
Mientras más información exista sobra la compra, el tiempo de entrega podrá ser reducido.
Toda compra está sujeta al reglamento de la Ley Aduanera (es decir, cada artículo deberá ser estudiado para revisar su factibilidad de acuerdo a ella).
Recepción a Proveedores
1 El horario en el cuál se recibe la mercancía al proveedor es de Lunes a Viernes de 08:00- 13:00 y de 14:30- 17:30.
2 Es importante que el proveedor presente la factura y la orden de compra en original y copia con los datos correctos del Tecnológico de Monterrey.
3 La factura debe de contener el número de orden de compra y el número de la cesta.
4 La mercancía debe ser nueva.
5 Si la mercancía es equipo electrónico, la factura debe contener los números de serie correspondientes.
6 Cuando la entrega la haga una compañía transportista o de paquetería, debe ser identificado el paquete con la orden de compra o con el nombre del comprador.
7 La recepción de facturas para revisión en CCP son los días Martes y Jueves de 08:00- 12:30 y de 14:00- 17:00 en el Edificio Administrativo Primer Piso.

Recepción de Facturas cuando la entrega del producto fue directa al usuario
1 El horario en el cuál se reciben facturas por entrega directa es de Lunes a Viernes de 08:00- 13:00 y de 14:30- 17:30.
2 El proveedor debe presentar en Almacén factura original y dos copias.
3 Debe presentar orden de compra y copia.
4 El proveedor debe presentar en almacén el acuse de recibo llenado por el usuario que recibió con toda la información completa.
5 Si no se presenta el acuse de recibo, debe presentar la factura con el nombre, firma, numero de nómina y extensión telefónica del usuario y la fecha en la que se recibió el producto y/o servicio
6 La factura debe de contener el número de orden de compra y el número de la cesta.
7 La recepción de facturas para revisión en CCP son los días Martes y Jueves de 08:00- 12:30 y de 14:00- 17:00 en el Edificio Administrativo Primer Piso.

Entrega de Mercancía a Usuarios
1 El personal de Almacén contactará al usuario que solicitó el producto y/o servicio. En los casos en que la mercancía sea activo fijo se solicita firma de la carta responsiva antes de hacer la entrega.
2 El usuario que solicitó el producto y/o servicio le indicará a la persona de Almacén en donde se entregará la mercancía.
3 Cuando el usuario recibe la mercancía, antes de que se vaya la persona de Almacén, debe de realizar la revisión de características técnicas y funcionalidad de la mercancía.
4 El usuario debe firmar de recibido para avalar la entrega.
Garantías y Devoluciones
Este servicio cuenta con un procedimiento estructurado para garantizarle que se lleve a cabo lo más pronto posible. Los pasos a seguir son los siguientes:
1 El usuario deberá levantar un reporte en el Centro de Contacto de la Dirección de Compras en la ext. 3333, o en la cuenta de correo: compras.mty@servicios.itesm.mx.
2
Este reporte debe contener los siguientes puntos para que se agilice el proceso:
  • Los datos de la cesta y/o requisición
  • Número de serie del equipo (si aplica en el caso)
  • Número de póliza y/o número de factura
  • Descripción del problema
3 Es responsabilidad del usuario cuando recibe el producto, conservar su póliza de garantía y conocer la vigencia de la misma.
4 Si el período de garantía está vigente, el proveedor evaluará si va a proceder la garantía.
5 Si procede la garantía, el personal responsable en Compras informará vía correo electrónico el tiempo estimado de respuesta para la reparación o reposición del mismo.
6 Es obligación del usuario revisar la mercancía que recibe, ya que sólo contará con dos semanas
Solicitud de Donativo
El proceso de solicitud de donativo se inicia con la recepción de un oficio por parte de la Institución solicitante en donde se detalla el(los) artículos y materiales que requiere por parte del Instituto, una vez recibido el oficio se registra y se turna al comité de donativos quién es el responsable de autorizar o rechazar dicha solicitud. Posteriormente en caso de ser aceptada la solicitud se procede a poner en cola de espera la misma y se notifica al Solicitante que su trámite ya está autorizado quedando en espera de ser llamados para proceder a la otorgación del donativo en cuestión.

Solicitud de Donativos
1 El horario en el cuál se reciben las Solicitudes de Donativos es de Lunes a Viernes de 08:00 - 13:00 y de 14:30 - 17:30.
2 Es importante que el solicitante precise las cantidades y tipos de artículos y materiales que requiere.
3 Una vez que la Solicitud ha sido Autorizada se le informa al Solicitante y se registra en la Base de Datos de Solicitudes Pendientes de Atender.
4 Si la Solicitud es Rechazada por el Comité se le informa al Solicitante.

Trámite de Solicitud de Donativo
Cuando una Solicitud de Donativo es Autorizada y una vez que el Personal del Almacén cuenta con la mayoría de los Artículos se procede a llamar al Solicitante para que se presente al Almacén General con el objeto de cuantificar los Artículos y Materiales y para que determina cual será el medio de transporte que necesita para poder llevarse dicho Donativo.
1 El Personal de Almacén General notifica al Solicitante para que se presente a ver los artículos sujetos de donativo.
2 El Solicitante junto con el Personal del Almacén identifican el (los) Artículos que se donaran y se ponen de acuerdo en Fecha y Hora para proceder a hacer la entrega.

Entrega de Donativo
Para el procedimiento de entrega se procede a registrar uno a uno los artículos que se están entregando al Solicitante, en esta entrega se registran los números de serie e Inventario de cada Artículo así como también se cuantifican los Artículos entregados en un resumen que al finalizar la entrega debe firmar el Solicitante; se quitan además las etiquetas de Control de Activo de los Artículos mismas que son anexadas en un documento final que ampara el donativo en cuestión.
1

El Personal de Almacén registra cada Artículo que es entregado a donativo y se encarga de registrar además los números de serie e inventario.

2 El Personal de Almacén quita las etiquetas de Inventario de cada artículo.
3 El Personal de Almacén integra el expediente producto del Donativo y lo Almacena.
4 Sella el oficio del Solicitante y lo Almacena en Archivo y lo da de Baja de la Base de Datos de Solicitudes Pendientes de Atender.
Remisiones
En cuanto a nuestro servicio de remisión de artículos al almacén, es importante que el usuario que hace la remisión identifique adecuadamente los artículos a remitir; dichos artículos pueden ser sujetos de donación, reutilizados por otros departamentos o vendidos como chatarra.

Remisiones de Artículos
1 El horario en el cuál se recibe la remisión de artículos es de Lunes a Viernes de 08:00 - 13:00 y de 14:30 - 17:30.
2 Es importante que el usuario identifique los artículos remitidos (Etiqueta de Inventario) así como también que aclare que los artículos están a disposición del almacén y si estos se encuentran en condiciones de seguir operando utilizando los términos de Obsoleto cuando se trate de equipo que puede ser reutilizado o donado, Inservible cuando se trate de equipo que puede ser vendido como chatarra y siempre deberá incluír el lema A DISPOSICIÓN DEL ALMACÉN.
3 La remisión deberá tener registrados los códigos de inventario que cada artículo tiene asignado así como una descripción breve del mismo.
4 De ser posible por cada artículo remisionado debe especificarse si funciona o no.
5 Cuando un departamento solicite la remosión de un artículo directamente en el área se asumirá que dicho equipo es Chatarra y se cotizará un precio para su venta a menos que el usuario haga los trámites correspondientes para hacer llegar dicho equipo al área de recepción del Almacén General.
6 Cualquier remisión de artículos al almacén deberá ser hecha vía el Departamento de Logística y Eventos quien es el Responsable del traslado de artículos dentro del Campus Monterrey (Centro de Atención a Usuario Ext. 3700).

Remisión de Materiales
Normalmente se entiende como remisión de materiales al proceso de entrega de materiales producto de un proceso de remodelación o bien en situaciones donde el Departamento que hace la remisión juzgue que dicho material ya no le es de utilidad; dichos materiales pueden consistir de Mamparas, Varillas, Tubos, Alambres, Canaletas, Lámparas, contactos y todo aquello que no es sujeto de ser controlado como Activo en el Campus.
1 El usuario deberá llenar una forma de REMISIÓN y especificar el material remisionado, incluye además su Nómina, Nombre y el Departamento que está haciendo la remisión.
2 Personal de Almacén de ser necesario se trasladará al lugar donde se encuentra el material a remisionar y tomará fotografías del mismo para guardar una evidencia gráfica.
3 En base a la evidencia gráfica y a las observaciones del personal responsable de atender este tipo de solicitud se determinará el camino a seguir al momento de que el material sea removido del lugar; es decir si se vende como chatarra, se maneja como donativo o se guarda para ser reutilizado posteriormente. En cualquiera de los casos se documentará la opción seleccionada para oficializar el hecho.
Reasignaciones
Este servicio tiene por objeto la reasignación de Artículos remitidos al Almacén General bajo el concepto de reutilizable. Abarca mobiliario, equipo de cómputo e instrumentación que se encuentre en condiciones satisfactorias para el usuario que hace la Solicitud de Reasignación.
1 El horario en el cuál se reciben las Solicitudes para la reasignación de artículos es de Lunes a Viernes de 08:00 - 13:00 y de 14:30 - 17:30.
2 El Usuario solicitante debe ser empleado del Tecnológico de Monterrey y deberá generarse una salida que ampare los artículos a ser reasignados, la Salida deberá contener la Nómina, Nombre del Empleado y el Departamento al que pertenece así como también la ubicación donde se podrán localizar los Artículos reasignados.
3 El equipo de Cómputo remisionado por el área de Ingeniería de Servicio como INSERVIBLE no podrá ser reutilizado dentro del Campus Monterrey.
4 Para asegurar la reasignación el Solicitante deberá llenar el formato de salida de almacén y en caso de requerir apoyo del área de Logística deberá generar el reporte correspondiente en el CAU (ext. 3700).
Solicitud de Almacén
Para realizar una requisición de compras, por favor acceda aquí.









Estatus de la Cesta
Una vez que generan una cesta para una compra que requieren, podrán verificar si la cesta va avanzando satisfactoriamente y/o saber en que parte exacta del proceso se encuentra cada compra en particular.

Para ello por favor consulte la siguiente guía:










Tips
Antes de realizar una cesta, recuerde añadir el presupuesto necesario al rubro correspondiente.
Para ello es importante revisar a qué categoría pertenece el producto que solicitas.


Recicla